ทำไมต้องสแกนเอกสารเป็นไฟล์ดิจิทัล + ประโยชน์

สแกนเอกสารเป็นไฟล์ดิจิตอล

การจัดการเอกสาร (Document Management) มีส่วนสำคัญในการเพิ่มประสิทธิผล และลดต้นทุนของบริษัท ในประเทศไทยจะสูญเสียประสิทธิภาพขนาดไหน ไปที่ไหนก็เห็นเอกสารกองเต็มสำนักงานไปหมด โดยเฉพาะหน่วยงานภาครัฐ

ระบบสแกนเอกสาร คือ ระบบที่ช่วยเปลี่ยนกระดาษเป็น Digital Content ช่วยแยกประเภท จัดเรียง และนำข้อมูลสำคัญบนเอกสารมาสร้างมูลค่าเพิ่มให้กับองค์กร ในไปใช้ในกระบวนการทางธุรกิจ (Business Process) ในกระบวนการสแกนเอกสารจะประกอบด้วย 4 กระบวนการหลัก

ประโยชน์ของการสแกนเอกสารเป็นดิจิตอลไฟล์

ประหยัดพื้นที่สำนักงานและสร้างสภาพแวดล้อมการทำงานที่ดี

การจัดเก็บเอกสารกระดาษคุณต้องมีตู้เอกสาร มีพื้นที่ในการจัดวางตู้เอกสาร การสแกนเอกสารจะช่วยให้สำนักงานลดพื้นที่ในการจัดวางตู้และการจัดเก็บเอกสาร เพิ่มความสุขให้กับพนักงานเพราะการทำงานในสำนักงานที่เต็มไปด้วยตู้และกองเอกสาร ทำให้พนักงานรู้สึกเหมือนถูกฝังอยู่ในกองกระดาษ และยังมีปัญหาฝุ่นละอองที่เกิดจากกองเอกสารอีกด้วย

ประหยัดเวลา

พนักงานประหยัดเวลาในการหาเอกสาร การปริ้นเอกสาร การเดินไปส่งเอกสาร เพราะค้นหาเอกสารที่เป็นดิจิตอลได้เร็วกว่าการค้นจากตู้เอกสาร ทำให้สามารถเอาเวลาไปทำงานอื่นที่สร้างรายได้ช่วยทำให้บริษัทมีกำไรเพิ่มขึ้น

การจัดเก็บและอัพเดตจากส่วนกลาง

ไฟล์เอกสารดิจิตอลทั้งหมดถูกจัดเก็บไว้ที่เดียวทุกคนสามารถเข้าถึงได้ พนักงานทุกคนรู้ว่าจะหาเอกสารและข้อมูลได้จากที่ไหน การอัพเดตเอกสารและข้อมูลสามารถทำได้ง่าย รวดเร็ว และตรวจสอบติดตามการเปลี่ยนแปลงของเอกสารได้

แบ่งปันได้ง่าย

ไฟล์เอกสารดิจิตอลช่วยให้ทีมงานและพนักงานแบ่งปันข้อมูลและบันทึกทางธุรกิจที่สำคัญได้อย่างสะดวกรวดเร็ว และช่วยเพิ่มความร่วมมือภายในองค์กร และช่วยเพิ่มประสิทธิภาพการถ่ายโอนเอกสารและแชร์เอกสารระหว่างลูกค้าและบุคคลภายนอก

ไฟล์เอกสารไม่สูญหาย

ง่ายมากสำหรับเอกสารกระดาษที่จะหายไปหรือหาไม่พบเมื่อถูกฝังอยู่ใต้กองเอกสาร หรือเอกสารต้องหมุนเวียนในคนจำนวนมาก การสแกนเอกสารทำให้มั่นใจได้ว่าเอกสารทุกชิ้นจะถูกเก็บในระบบที่เข้าถึงได้ง่าย ไม่มีกระดาษหลุดหายออกไปจากตู้หรือหาไม่พบ

ประหยัดเงิน

บริษัทของคุณเสียค่าใช้จ่ายในการจัดการข้อมูลในรูปแบบกระดาษมากกว่าที่คุณคิด! ด้วยการแปลงเอกสารเป็นดิจิทัลบริษัทจะประหยัดเงินทั้งหมดที่ใช้ในการพิมพ์ การจัดเก็บและจัดเก็บเอกสาร

ปลอดภัยยิ่งขึ้น

เอกสารกระดาษนั้นมีความเสี่ยงต่อการถูกขโมยข้อมูล สูญหายและภัยพิบัติ เมื่อมีการจัดเก็บข้อมูลแบบดิจิทัลข้อมูลจะได้รับการป้องกันที่ดีกว่าจากภัยคุกคามเหล่านี้ และสามารถจำกัดการเข้าถึงข้อมูลด้วยการจำกัดสิทธิและป้องกันด้วยรหัสผ่าน

การสแกนเอกสารทำให้มั่นใจได้ว่าข้อมูลที่เป็นความลับ เช่น รายงานทางการเงิน ข้อมูลลูกค้า การกำหนดราคาและอื่น ๆ จะถูกเก็บไว้อย่างปลอดภัยจากการละเมิดความปลอดภัย บนระบบ Document Management Software บริษัทสามารถตรวจสอบได้ว่าเอกสารใดถูกเข้าถึงเมื่อใดโดยผู้ใช้รายใด

ด้วยการจัดเก็บเป็นดิจิทัลการสำรองข้อมูลสามารถทำได้ง่ายและคุ้มค่า เอกสารดิจิตอลยังช่วยลดความเสี่ยงจากภัยพิบัติ เช่น ไฟไหม้ หรือน้ำท่วม

การเก็บถาวรง่ายขึ้น

เมื่อเอกสารอยู่ในรูปแบบดิจิตอลการจัดระเบียบและการเก็บรักษาข้อมูลธุรกิจทำได้ง่ายและรวดเร็ว เป็นประโยชน์อย่างมากต่อทั้งพนักงานปัจจุบันและอนาคตที่สามารถเข้าถึงข้อมูลธุรกิจที่จัดเก็บเป็นระเบียบ

มาตรฐานการตรวจสอบที่ดีขึ้น

การตรวจสอบกลายเป็นเรื่องเครียดหากเอกสารสำคัญหายไปหรือหายาก การสแกนเอกสารยังช่วยลดความเสี่ยงของการถูกลงโทษหรือปรับจากการตรวจสอบ ช่วยให้บริษัทปฏิบัติตามข้อผูกพันทางกฎหมายและข้อบังคับได้ง่ายขึ้น

มีความรับผิดชอบต่อสิ่งแวดล้อมมากขึ้น

การสแกนเอกสารไม่เพียงเป็นประโยชน์ต่อธุรกิจของคุณ แต่ยังช่วยปกป้องสิ่งแวดล้อมด้วย มันลดปริมาณการใช้กระดาษ หมึกเครื่องเขียนและไฟฟ้า สิ่งเหล่านี้มีส่วนช่วยลดการปล่อยก๊าซคาร์บอนไดออกไซด์ของบริษัท และช่วยรักษาป่าไม้ของโลก บริษัทที่มีความรับผิดชอบต่อสิ่งแวดล้อมนั้นจะมีชื่อเสียงที่ดีขึ้น

หากองค์กรของคุณมีเอกสารกระดาษที่ต้องการแปลงเป็นไฟล์ดิจิทัล ดูบริการสแกนเอกสารสำหรับองค์กร ทั้ง Onsite และ Offsite ของแบง-อัพ โปรดักส์

สรุป

การสแกนเอกสารมีความสำคัญอย่างยิ่งในการปรับปรุงกระบวนการทำงานและปรับปรุงประสิทธิภาพการทำงานของบริษัท ช่วยให้ข้อมูลทางธุรกิจและข้อมูลที่มีค่าทั้งหมดได้รับการคุ้มครองอย่างดี ติดต่อกับเราผู้เชี่ยวชาญด้านการสแกนเอกสารและระบบจัดเก็บเอกสาร เพื่อประหยัดเวลาและเงินของท่าน