เลือกบริษัทสแกนเอกสารอย่างไร: 6 เรื่องที่ควรถามก่อนจ้าง

การเลือกบริษัทสแกนเอกสารควรดู 6 เรื่องหลัก ได้แก่ ความปลอดภัยของเอกสาร สถานที่สแกน การตรวจคุณภาพ ไฟล์ที่ได้ ประสบการณ์และผลงาน และการจัดการต้นฉบับหลังสแกน ราคาต่อหน้าเทียบกันได้ก็ต่อเมื่อเรื่องเหล่านี้ตรงกัน เพราะงานที่ราคาต่อหน้าใกล้กันอาจครอบคลุมขั้นตอนไม่เท่ากัน บทความนี้รวมคำถามที่ควรถามผู้ให้บริการในแต่ละเรื่อง และแยกคำตอบของแบง-อัพ โปรดักส์ ไว้ในส่วนท้าย

ความปลอดภัยของเอกสารระหว่างอยู่กับผู้ให้บริการ

เอกสารที่องค์กรส่งสแกนมักมีข้อมูลที่ต้องดูแล เช่น ข้อมูลพนักงาน สัญญา หรือเอกสารการเงิน เมื่อจ้างงานสแกน เอกสารเหล่านี้จะอยู่ในมือของคนนอกองค์กรช่วงหนึ่ง การรู้ว่าใครเข้าถึงเอกสารได้และเอกสารอยู่ที่ไหนในแต่ละช่วง จึงสำคัญพอ ๆ กับความคมชัดของภาพ

ควรสอบถามผู้ให้บริการว่า

• ใครบ้างที่เข้าถึงเอกสารและไฟล์ของคุณระหว่างทำงาน
• สถานที่ที่ใช้สแกนและเก็บเอกสารระหว่างรอสแกน มีการรักษาความปลอดภัยอย่างไร
• เอกสารที่นำออกนอกองค์กรไม่ได้ มีทางเลือกให้สแกนที่หน่วยงานของคุณหรือไม่
• เมื่อส่งมอบไฟล์แล้ว สำเนาไฟล์ที่ยังเหลืออยู่จัดการอย่างไร

สถานที่สแกน: ที่หน่วยงานของคุณหรือที่ศูนย์ของผู้ให้บริการ

การสแกนที่หน่วยงานของลูกค้า (Onsite) เหมาะกับเอกสารที่นำออกนอกองค์กรไม่ได้ แต่ต้องมีพื้นที่ให้ทีมงานตั้งอุปกรณ์และทำงาน ส่วนการสแกนที่ศูนย์สแกน (Offsite) ไม่ใช้พื้นที่ของคุณ แต่เอกสารต้องเดินทางออกจากองค์กร การเลือกจึงขึ้นกับความสำคัญของเอกสารและพื้นที่ที่คุณมี

ควรสอบถามผู้ให้บริการว่า

• ทำงานได้ทั้งที่หน่วยงานของคุณและที่ศูนย์สแกนหรือไม่
• ถ้าทำที่หน่วยงาน ต้องเตรียมพื้นที่ โต๊ะ หรือปลั๊กไฟอะไรบ้าง
• ถ้าทำที่ศูนย์ ศูนย์อยู่ที่ไหน และรับ-ส่งเอกสารอย่างไร

การตรวจคุณภาพก่อนส่งมอบไฟล์

ปัญหาที่พบได้ในงานสแกนจำนวนมาก เช่น หน้าตกหล่น หน้าซ้อนกัน ภาพเอียง หรือภาพไม่ชัด มักเห็นตอนเปิดไฟล์ใช้งานจริง ซึ่งอาจเป็นหลังจากต้นฉบับถูกส่งคืนหรือทำลายไปแล้ว การตรวจก่อนส่งมอบจึงเป็นเรื่องที่ควรถามตั้งแต่ก่อนจ้าง

ควรสอบถามผู้ให้บริการว่า

• ตรวจไฟล์กี่รอบ และใครเป็นผู้ตรวจ
• ตรวจเรื่องอะไรบ้าง เช่น จำนวนหน้าครบ ลำดับหน้า และความชัดของภาพ
• ถ้าพบปัญหาในไฟล์หลังส่งมอบ แจ้งแก้ไขได้อย่างไร

ไฟล์ที่ได้ใช้งานต่อได้จริง

ไฟล์สแกนที่ดีคือไฟล์ที่ใช้งานได้ตามที่องค์กรต้องการ เอกสารที่ต้องพิมพ์ซ้ำหรือขยายดูรายละเอียดต้องการความละเอียดสูงกว่าเอกสารที่ใช้อ่านบนจอ ส่วนเอกสารที่ต้องค้นหาด้วยข้อความต้องทำ OCR

ควรสอบถามผู้ให้บริการว่า

• เลือกความละเอียดและโหมดสีได้ในช่วงไหน
• ทำไฟล์ที่ค้นหาข้อความได้ (OCR) หรือไม่
• เอกสารที่เป็นเล่ม ต้องตัดสันเล่มหรือสแกนได้โดยไม่ตัดสัน

ประสบการณ์และผลงานของผู้ให้บริการ

ประสบการณ์บอกว่าผู้ให้บริการเคยเจอปัญหาแบบที่งานของคุณจะเจอหรือไม่ เช่น เอกสารเก่า เอกสารหลายขนาดปนกัน หรือโครงการที่มีเอกสารจำนวนมากและมีกำหนดส่ง

ควรสอบถามผู้ให้บริการว่า

• ให้บริการงานสแกนมานานเท่าไร
• เคยทำงานกับองค์กรประเภทเดียวกับคุณหรือไม่ และมีรายชื่อองค์กรที่เคยใช้บริการให้ดูหรือไม่
• รับงานปริมาณเท่าที่คุณมีได้หรือไม่

การจัดการต้นฉบับหลังสแกน

เมื่อสแกนเสร็จ ต้นฉบับมีทางไปหลัก 2 ทาง คือ ส่งคืนเพื่อเก็บต่อ หรือทำลายเมื่อไม่ต้องเก็บกระดาษแล้ว ก่อนเลือกทำลาย ควรตรวจว่าเอกสารชนิดนั้นต้องเก็บต้นฉบับไว้ตามข้อกำหนดขององค์กรหรือตามกฎหมายหรือไม่

ควรสอบถามผู้ให้บริการว่า

• ส่งคืนต้นฉบับอย่างไร
• ถ้าให้ทำลาย ทำลายด้วยวิธีใด และมีค่าใช้จ่ายหรือไม่

ตารางคำถามก่อนเลือกบริษัทสแกนเอกสาร

เรื่องราคา ควรถามแยกว่าราคาต่อหน้านับรวมขั้นตอนใดบ้าง เพื่อให้เทียบใบเสนอราคาจากแต่ละรายได้ตรงกัน คำถามเรื่องราคาที่ละเอียดกว่านี้อยู่ในบทความค่าสแกนเอกสารและวิธีเทียบใบเสนอราคา

คำตอบของแบง-อัพ โปรดักส์ ใน 6 เรื่องนี้

ส่วนนี้เป็นข้อมูลของงานสแกนที่ทีมงานของแบง-อัพ โปรดักส์ ทำ เรียงตามหัวข้อด้านบน

• ความปลอดภัยของเอกสาร — มีระบบรักษาความปลอดภัยตลอด 24 ชั่วโมง และเอกสารที่นำออกนอกองค์กรไม่ได้ เลือกสแกนแบบ Onsite ได้ ต้นฉบับไม่ต้องออกนอกองค์กร
• สถานที่สแกน — Onsite คือทีมงานนำอุปกรณ์สแกนเข้าไปปฏิบัติงานที่หน่วยงานของคุณ ส่วน Offsite คือสแกนที่ศูนย์สแกนเอกสารของบริษัทที่เมืองทองธานี (DDC) โดยใช้บริการรับ-ส่งเอกสาร อีกทางหนึ่งคือนำเอกสารมาส่งเองที่สำนักงานหรือศูนย์ โดยนัดล่วงหน้า
• การตรวจคุณภาพ — งานสแกนที่ทีมงานของบริษัททำ ตรวจคุณภาพด้วย Double QC ระดับ 200%
• ไฟล์ที่ได้ — เลือกความละเอียดได้ตั้งแต่ 100–600 DPI ส่งมอบเป็นไฟล์ PDF, TIFF หรือ JPG และทำ OCR ให้ค้นหาข้อความในไฟล์ได้ เอกสารที่เป็นเล่มเลือกได้ทั้งแบบตัดสันและไม่ตัดสันเล่ม ส่งมอบไฟล์ได้ทุกช่องทางตามที่ลูกค้ากำหนด เช่น อีเมล ลิงก์ดาวน์โหลด หรือแฟลชไดรฟ์ ระยะเวลางานขึ้นกับลักษณะงาน ตั้งแต่ 1 วันขึ้นไป
• ประสบการณ์และผลงาน — มีประสบการณ์กว่า 15 ปี ลูกค้ากว่า 100 องค์กรทั้งภาครัฐและเอกชน และจัดการเอกสารมากกว่า 100 ล้านแผ่นต่อปี รับงานโดยไม่มีขั้นต่ำ ดูตัวอย่างได้ที่ผลงานสแกนเอกสารและรายชื่อองค์กรที่เคยใช้บริการ
• ต้นฉบับหลังสแกน — เลือกรับต้นฉบับคืน หรือให้ทำลายเอกสารให้ โดยบริการทำลายเอกสารไม่มีค่าใช้จ่าย

ถ้ากำลังเทียบบริษัทสแกนเอกสารหลายราย สอบถามเรื่องเหล่านี้กับทีมงานได้ โดยแจ้งชนิดเอกสาร ปริมาณโดยประมาณ และรูปแบบงานที่ต้องการ ดูขั้นตอนรับสแกนเอกสารตั้งแต่ตรวจรับจนส่งมอบไฟล์ แล้วส่งรายละเอียดผ่านแบบฟอร์มบนหน้าเดียวกัน หรือโทร 02-551-2097 ต่อ 463 หรือ 062-695-1553

สรุป

การเลือกบริษัทสแกนเอกสารที่เหมาะกับงานของคุณ ดูจากว่ารายใดตอบคำถามทั้ง 6 เรื่องได้ชัดเจนสำหรับเอกสารที่คุณมี ไม่ใช่ดูจากราคาต่อหน้าอย่างเดียว ดูภาพรวมของสิ่งที่องค์กรได้จากบริการสแกนเอกสาร ได้ที่หน้าแรก