ค่าสแกนเอกสารคิดจากอะไร และต้องเตรียมข้อมูลอะไรก่อนจ้างสแกน

ค่าสแกนเอกสารของแบง-อัพ โปรดักส์ ราคาเริ่มต้น 0.75 บาท/หน้า แปรผันตามลักษณะและปริมาณของงาน และไม่มีขั้นต่ำ ราคาของแต่ละงานจึงประเมินจากเอกสารที่คุณมีจริง บทความนี้อธิบายว่า "ลักษณะงาน" หมายถึงอะไรบ้าง และควรเตรียมข้อมูลอะไรเพื่อให้ใบเสนอราคาตรงกับงานมากที่สุด

ค่าสแกนเอกสารในบทความนี้หมายถึงค่าจ้างให้ทีมงานสแกนเอกสารของคุณเป็นไฟล์ดิจิทัล ไม่ใช่ราคาเครื่องสแกน เพราะบริษัทไม่ได้จำหน่ายเครื่องสแกนแล้ว

ค่าสแกนเอกสารคิดเป็นรายหน้า แล้วทำไมแต่ละงานไม่เท่ากัน

ราคาเริ่มต้นระบุเป็นราคาต่อหน้าโดยไม่ได้ระบุขนาดกระดาษ เอกสาร 2 ด้านนับเป็น 2 หน้า ราคาต่อหน้ารวมการเตรียมเอกสารแล้ว เช่น แกะลวดเย็บ แต่ไม่รวม OCR ซึ่งคิดแยก ค่าสแกนเอกสารต่อหน้าของแต่ละงานจึงต่างกันตามลักษณะงาน เช่น ขนาดและชนิดของกระดาษ เอกสารเป็นเล่มหรือไม่ ความละเอียดและสีที่ต้องการ ชนิดไฟล์ และระยะเวลาที่ต้องการ ประกอบกับปริมาณเอกสารของงานนั้น

ลักษณะงานที่ทำให้ค่าสแกนเอกสารต่างกัน

ปริมาณเอกสาร

ปริมาณเป็นตัวกำหนดว่างานต้องใช้คน อุปกรณ์ และเวลาเท่าไร และเป็นหนึ่งในสองเรื่องที่ราคาเริ่มต้นระบุไว้ตรง ๆ จึงควรประเมินให้ใกล้เคียงที่สุด งานทุกปริมาณขอราคาได้ เพราะไม่มีขั้นต่ำ

ขนาดและชนิดของกระดาษ

เอกสารขนาดมาตรฐานที่สภาพดีป้อนเข้าเครื่องสแกนแบบป้อนแผ่นได้ต่อเนื่อง ส่วนกระดาษบาง ใบเสร็จ ภาพถ่าย หรือแผ่นขนาดใหญ่ อาจต้องใช้อุปกรณ์หรือวิธีวางที่ต่างไป ถ้ามีหลายขนาดปนกัน ให้แจ้งว่าส่วนใหญ่เป็นขนาดไหน

สภาพเอกสาร

เอกสารเก่าที่กระดาษกรอบ หมึกซีด หรือมีหน้าที่ฉีกขาด ต้องสแกนอย่างระมัดระวังกว่าเอกสารทั่วไป การบอกสภาพเอกสารตามจริงช่วยให้ประเมินได้ตรงขึ้น ส่วนการเตรียมเอกสาร เช่น แกะลวดเย็บ รวมอยู่ในราคาต่อหน้าแล้ว

เอกสารเย็บเล่ม: ตัดสันหรือไม่ตัดสัน

เอกสารที่เป็นเล่มสแกนได้ 2 รูปแบบ แบบตัดสันเล่มเหมาะสำหรับการสแกนที่เน้นความคมชัดและรวดเร็ว ส่วนแบบไม่ตัดสันเล่มเหมาะสำหรับเล่มที่ต้องการรักษาสภาพเดิม เมื่อตัดสัน หน้าในเล่มจะเป็นแผ่นเดี่ยวที่ป้อนเข้าเครื่องได้ ส่วนเล่มที่ไม่ตัดสันต้องเปิดสแกนทีละหน้า งานหนังสือและงานจำนวนน้อยมีราคาเฉพาะ สอบถามราคาได้

ความละเอียด (DPI) และโหมดสี

งานสแกนเลือกความละเอียดได้ตั้งแต่ 100–600 DPI ความละเอียดที่สูงขึ้นทำให้ไฟล์ใหญ่ขึ้นและใช้เวลาประมวลผลมากขึ้น ควรเลือกให้พอดีกับการใช้งาน ส่วนเอกสารที่มีตราประทับ ลายเซ็น หรือข้อความสี ควรสแกนแบบสีเพื่อไม่ให้ข้อมูลหาย

OCR และวิธีที่คุณจะค้นหาไฟล์

OCR ทำให้ค้นหาและคัดลอกข้อความในไฟล์สแกนได้ ซึ่งเป็นขั้นตอนประมวลผลเพิ่มจากการสแกนภาพ OCR ไม่รวมอยู่ในราคาต่อหน้าของงานสแกนและคิดแยก ค่า AI OCR เริ่มต้น 0.15 บาท/หน้า อ่านได้ทั้งเอกสารภาษาไทยและภาษาอังกฤษ ความแม่นยำ 95–99% ขึ้นกับสภาพต้นฉบับ ควรบอกว่าต้องการหรือไม่ และจะค้นหาไฟล์ด้วยอะไร เช่น เลขที่เอกสาร วันที่ หรือชื่อหน่วยงาน เพราะเรื่องนี้กำหนดวิธีตั้งชื่อไฟล์และแบ่งโฟลเดอร์

ถ้าต้องการนำข้อมูลในเอกสาร เช่น ชื่อ เลขที่ หรือยอดเงิน ออกมาเป็นช่องในตาราง งานส่วนนั้นคือบริการบันทึกข้อมูลเป็นไฟล์ Excel หรือ CSV ซึ่งเป็นอีกบริการหนึ่งที่ทำต่อจากงานสแกนได้

ชนิดไฟล์และช่องทางส่งมอบ

ไฟล์ที่ส่งมอบได้คือ PDF, TIFF หรือ JPG และส่งมอบได้ทุกช่องทางตามที่ลูกค้ากำหนด เช่น อีเมล ลิงก์ดาวน์โหลด หรือแฟลชไดรฟ์ ถ้าต้องการหลายชนิดไฟล์หรือแบ่งไฟล์แบบเฉพาะ ให้ระบุไว้ เพราะเป็นงานจัดไฟล์ที่เพิ่มขึ้น

ระยะเวลาและงานเร่งด่วน

ระยะเวลางานขึ้นกับลักษณะงาน ตั้งแต่ 1 วันขึ้นไป งานเร่งด่วนมีผลต่อราคา ถ้ามีวันที่ต้องได้ไฟล์ ให้แจ้งพร้อมคำขอราคา เพื่อวางแผนงานได้ตั้งแต่ต้น

เรื่องที่ต้องตกลงกันก่อนเริ่มงาน

สถานที่สแกนและการรับ-ส่งเอกสาร

Onsite คือทีมงานนำอุปกรณ์สแกนเข้าไปปฏิบัติงานที่หน่วยงานของคุณ ต้นฉบับไม่ต้องออกนอกองค์กร ส่วน Offsite คือสแกนที่ศูนย์สแกนเอกสารของบริษัทที่เมืองทองธานี โดยใช้บริการรับ-ส่งเอกสาร อีกทางหนึ่งคือนำเอกสารมาส่งเองที่สำนักงานหรือศูนย์ โดยนัดล่วงหน้า รูปแบบที่เลือกกำหนดว่างานต้องเดินทาง ขนย้าย และเตรียมพื้นที่อย่างไร จึงควรแจ้งพร้อมคำขอราคา ค่าเดินทางและค่ารับ-ส่งเอกสารขึ้นกับมูลค่างาน สอบถามทีมงานได้

หลังสแกน: คืนต้นฉบับหรือให้ทำลาย

เมื่อสแกนเสร็จ เลือกได้ว่าจะรับต้นฉบับคืน หรือให้ทำลายเอกสารให้ บริการทำลายเอกสารไม่มีค่าใช้จ่าย ควรตัดสินใจตั้งแต่ตอนขอราคา เพราะมีผลต่อการขนย้ายหลังจบงาน

ตารางสรุป: ลักษณะงานและข้อมูลที่ควรบอก

ข้อมูลที่ควรเตรียมก่อนขอใบเสนอราคา

แบบฟอร์มขอใบเสนอราคางานสแกนมีช่องตามรายการด้านล่าง เตรียมคำตอบไว้ก่อนจะกรอกได้เร็วขึ้น

1. ประเภทเอกสาร — เอกสารทั่วไป หนังสือ ภาพถ่าย แบบแปลน/แผนที่ขนาดใหญ่ เอกสารเก่า/ต้องดูแลพิเศษ หรืออื่น ๆ เลือกได้มากกว่าหนึ่งแบบ
2. ปริมาณโดยประมาณ — นับจำนวนแฟ้มหรือกล่อง แล้วสุ่มนับแผ่นในบางแฟ้มเพื่อประมาณทั้งหมด หรือเลือก "ยังไม่ทราบ" (เอกสารที่พิมพ์ 2 ด้านให้นับเป็น 2 หน้า)
3. รูปแบบบริการ — Onsite (สแกนที่หน่วยงาน) · Offsite (รับเอกสารไปสแกนที่ศูนย์) · นำเอกสารมาส่งเอง (นัดล่วงหน้า) · หรือ "ยังไม่แน่ใจ"
4. ไฟล์ที่ต้องการ — PDF · TIFF · JPG · ต้องการค้นหาข้อความได้ (OCR)
5. องค์กร/หน่วยงาน — ช่องนี้ไม่บังคับ
6. รายละเอียด — เรื่องที่ไม่มีช่องให้เลือก เช่น ขนาดกระดาษ สภาพเอกสาร เป็นเล่มหรือไม่ วันที่ต้องได้ไฟล์ และต้องการรับต้นฉบับคืนหรือให้ทำลาย

ช่องที่ต้องกรอกทุกครั้งคือ ชื่อ-นามสกุล เบอร์โทร อีเมล และรายละเอียด ส่งข้อมูลชุดนี้ได้ที่แบบฟอร์มบนหน้ารับสแกนเอกสารพร้อมแบบฟอร์มขอใบเสนอราคา หรือโทร 02-551-2097 ต่อ 463 และ 062-695-1553

ควรถามอะไรเมื่อเทียบใบเสนอราคา

ค่าสแกนเอกสารในใบเสนอราคาจากแต่ละที่อาจนับรวมขั้นตอนไม่เหมือนกัน การเทียบเฉพาะตัวเลขต่อหน้าจึงไม่พอ ควรสอบถามผู้ให้บริการว่า

• ราคาต่อหน้านับรวมขั้นตอนไหนบ้าง เช่น การเตรียมเอกสาร การทำ OCR การตรวจภาพ และการคืนหรือทำลายต้นฉบับ
• นับจำนวนหน้าอย่างไร เมื่อเอกสารมีข้อความทั้งสองด้านของแผ่น
• ส่งมอบไฟล์ชนิดใด แบ่งไฟล์และตั้งชื่อไฟล์แบบไหน และส่งทางช่องทางใด
• ดูแลเอกสารอย่างไรระหว่างขนย้ายและระหว่างสแกน
• มีค่าเดินทางหรือค่ารับ-ส่งเอกสารหรือไม่ และคิดอย่างไร
• งานเร่งด่วนคิดราคาอย่างไร

สำหรับงานสแกนของแบง-อัพ เอกสาร 2 ด้านนับเป็น 2 หน้า ราคาต่อหน้ารวมการเตรียมเอกสาร เช่น แกะลวดเย็บ แต่ไม่รวม OCR งานเร่งด่วนมีผลต่อราคา และค่าเดินทางกับค่ารับ-ส่งเอกสารขึ้นกับมูลค่างาน สอบถามค่าสแกนเอกสารของงานคุณพร้อมเรื่องเหล่านี้ได้ที่ 02-551-2097 ต่อ 463 หรือ 062-695-1553 หรือส่งรายละเอียดผ่านแบบฟอร์มที่กล่าวไว้ข้างต้น ส่วนเรื่องอื่นนอกจากราคาที่ควรถามก่อนจ้าง อ่านได้ในวิธีเลือกบริษัทสแกนเอกสารจากความปลอดภัย คุณภาพ และผลงาน

สรุป

ค่าสแกนเอกสารไม่ได้ขึ้นกับจำนวนหน้าอย่างเดียว แต่ขึ้นกับลักษณะของเอกสารและสิ่งที่ต้องการได้หลังสแกน ยิ่งแจ้งข้อมูลครบตั้งแต่แรก ราคาที่ได้ยิ่งใกล้กับงานจริง ดูภาพรวมของบริการสแกนเอกสารตั้งแต่รับเอกสารจนส่งมอบไฟล์ ได้ที่หน้าแรก