Digital Workplace เริ่มจากเอกสารเดิม: แปลงเอกสารกระดาษให้พร้อมทำงานออนไลน์

Digital Workplace คือสภาพแวดล้อมการทำงานที่พนักงานเข้าถึงเอกสาร ข้อมูล และเครื่องมือที่ต้องใช้ผ่านระบบดิจิทัลได้จากทุกที่ตามสิทธิ์ของตัวเอง โดยไม่ต้องพึ่งแฟ้มกระดาษ หลายองค์กรเริ่มต้นด้วยการซื้อซอฟต์แวร์ใหม่ แอปสื่อสาร หรือระบบทำงานร่วมกันบนคลาวด์ แต่เมื่อเริ่มใช้งานจริงกลับพบว่างานจำนวนมากยังติดอยู่ที่เดิม เพราะเอกสารที่ต้องใช้อ้างอิงยังอยู่ในแฟ้มกระดาษ สัญญาเก่า ทะเบียนประวัติ ใบเสร็จย้อนหลัง หรือแบบแปลนที่เก็บไว้ในห้องเอกสาร ใครทำงานนอกสำนักงานก็เปิดดูไม่ได้ บทความนี้อธิบายว่าทำไมเอกสารเดิมจึงเป็นจุดเริ่มต้น และควรแปลงเอกสารกระดาษอย่างไรให้พร้อมใช้งานออนไลน์

ทำไมเอกสารกระดาษเป็นคอขวดของการทำงานออนไลน์

• ต้องมีคนอยู่ที่สำนักงาน — งานที่ต้องเปิดแฟ้มเดิมจะหยุดรอจนกว่าจะมีคนเข้าออฟฟิศไปค้นและถ่ายรูปส่งมาให้
• ค้นหาช้า — การหาเอกสารฉบับเดียวจากตู้หลายใบต้องอาศัยความจำของคนที่จัดเก็บ ถ้าคนนั้นไม่อยู่ งานก็ช้าลงทันที
• มีสำเนาหลายชุด — เมื่อแต่ละคนถ่ายเอกสารหรือถ่ายรูปไปใช้เอง องค์กรจะมีเอกสารฉบับเดียวกันหลายเวอร์ชันกระจายอยู่ และไม่แน่ใจว่าฉบับไหนถูกต้อง
• ควบคุมการเข้าถึงไม่ได้ — แฟ้มกระดาษบอกไม่ได้ว่าใครเปิดดูเมื่อไร และเอกสารลับอาจถูกหยิบออกไปโดยไม่มีบันทึก
• เสี่ยงสูญหายและเสื่อมสภาพ — กระดาษเก่าซีด ขาด หรือเสียหายจากความชื้นได้ และไม่มีสำเนาสำรองถ้าเกิดเหตุไม่คาดคิด

ดังนั้น Digital Workplace จะสมบูรณ์ได้ก็ต่อเมื่อเอกสารที่ทีมต้องใช้ทุกวัน รวมถึงเอกสารเก่า อยู่ในรูปแบบที่ค้นหาและเปิดดูได้ทางออนไลน์

แปลงเอกสารกระดาษอย่างไรให้พร้อมใช้งานออนไลน์

การแปลงเอกสารให้ใช้งานได้จริงมีมากกว่าการสแกนเป็นไฟล์ภาพ ขั้นตอนที่ควรวางไว้มี 4 ขั้น

1. สแกน — เตรียมเอกสาร ถอดลวดเย็บ คลี่รอยพับ แล้วสแกนด้วยความละเอียดที่เหมาะกับต้นฉบับแต่ละแบบ ทั้งเอกสารทั่วไป หนังสือ และเอกสารขนาดใหญ่ จากนั้นตรวจภาพให้ครบทุกหน้าและอ่านออก
2. ทำดัชนีและ OCR — กำหนดข้อมูลที่จะใช้ค้นหา เช่น เลขที่เอกสาร ชื่อคู่สัญญา หรือปี แล้วตั้งชื่อไฟล์และโฟลเดอร์ตามดัชนีนั้น พร้อมทำ OCR ให้ค้นหาข้อความภายในเอกสารได้ ขั้นนี้คือสิ่งที่ทำให้ไฟล์จำนวนมาก "หาเจอ" ได้เร็วขึ้น องค์กรที่ไม่มีทีมทำเองใช้บริการสแกนเอกสารพร้อมจัดทำดัชนีค้นหาสำหรับ Digital Workplace ได้
3. จัดเก็บในที่เดียว — นำไฟล์เข้าที่จัดเก็บกลางขององค์กร แทนการกระจายอยู่ในเครื่องของแต่ละคน เพื่อให้ทุกคนใช้ไฟล์ชุดเดียวกัน
4. ใช้งานตามสิทธิ์ — กำหนดว่าใครเปิดดู แก้ไข หรือดาวน์โหลดเอกสารกลุ่มไหนได้ เอกสารบุคคลหรือสัญญาควรเปิดได้เฉพาะผู้เกี่ยวข้อง

เมื่อครบ 4 ขั้น พนักงานจะค้นหาและเปิดเอกสารเดิมได้จากทุกที่ ซึ่งเป็นพื้นฐานของ Digital Workplace ที่ใช้งานได้จริง

เลือกเอกสารชุดไหนแปลงก่อน

การเตรียมเอกสารสำหรับ Digital Workplace ไม่จำเป็นต้องแปลงทั้งหมดในครั้งเดียว การเริ่มจากชุดที่ให้ผลเร็วช่วยให้ทีมเห็นประโยชน์และวางแผนขั้นต่อไปได้ง่ายขึ้น

• เอกสารที่ถูกเรียกใช้บ่อย — เช่น สัญญาที่ยังมีผล ทะเบียนลูกค้า หรือเอกสารที่หลายแผนกต้องเปิดอ้างอิง
• เอกสารที่เป็นคอขวดของงาน — ชุดที่ทำให้งานต้องรอคนเข้าออฟฟิศบ่อยที่สุด
• เอกสารที่มีความเสี่ยงเสียหาย — เอกสารเก่า เอกสารที่ไม่มีสำเนา หรือเอกสารสำคัญทางประวัติขององค์กร
• เอกสารที่ทำให้เสียพื้นที่มาก — แฟ้มที่ต้องเก็บตามระยะเวลาแต่แทบไม่มีคนเปิด การแปลงเป็นไฟล์ช่วยให้เรียกดูได้เมื่อจำเป็น ส่วนการจัดการต้นฉบับให้เป็นไปตามนโยบายและระยะเวลาการเก็บรักษาขององค์กร

เอกสารที่ยังไม่ถึงคิว ควรจัดหมวดหมู่และทำรายการไว้ก่อน เพื่อให้รอบถัดไปเริ่มได้ทันที

Onsite หรือ Offsite สำหรับเอกสารที่นำออกนอกสำนักงานไม่ได้

เอกสารบางประเภท เช่น เอกสารบุคคล เอกสารทางกฎหมาย หรือเอกสารที่ยังใช้งานอยู่ทุกวัน องค์กรอาจไม่ต้องการให้ออกนอกสำนักงาน งานสแกนจึงมี 2 รูปแบบให้เลือก

หลักการเลือกง่าย ๆ คือ ถ้าเอกสารนำออกนอกองค์กรไม่ได้ ให้เลือก Onsite ถ้านำออกได้และอยากให้หน่วยงานทำงานต่อได้ตามปกติ ให้เลือก Offsite

สรุป

Digital Workplace ไม่ได้เริ่มที่ซอฟต์แวร์ แต่เริ่มที่ข้อมูลที่ทีมต้องใช้ทุกวัน ถ้าเอกสารเดิมยังเป็นกระดาษ การทำงานออนไลน์จะติดอยู่ที่ตู้เอกสารเสมอ การแปลงเอกสารตามลำดับ สแกน ทำดัชนีและ OCR จัดเก็บในที่เดียว และกำหนดสิทธิ์การใช้งาน โดยเริ่มจากชุดเอกสารที่ให้ผลเร็วที่สุด จะทำให้องค์กรก้าวสู่ Digital Workplace ได้อย่างเป็นขั้นตอน

อ่านต่อได้ที่บทความ ทำไมต้องสแกนเอกสารเป็นไฟล์ดิจิทัล + ประโยชน์