วิธีเลือก Document Management System (DMS) ให้เหมาะกับธุรกิจ
หลายองค์กรเริ่มมองหา Document Management System (DMS) เมื่อปัญหาเอกสารเริ่มกระทบงานประจำวัน เช่น หาไฟล์ล่าสุดไม่เจอ เอกสารฉบับเดียวกันมีหลายเวอร์ชันกระจายอยู่ในอีเมลและไดรฟ์ส่วนตัว หรือตู้เอกสารเต็มจนต้องเช่าพื้นที่เพิ่ม แต่ DMS ในตลาดมีหลายแบบ ราคาและความสามารถต่างกันมาก บทความนี้รวบรวมเกณฑ์ที่ควรใช้เทียบก่อนตัดสินใจ และสิ่งที่มักถูกลืม คือการเตรียมเอกสารกระดาษเดิมก่อนย้ายเข้าระบบ
เริ่มจากปัญหาเอกสารขององค์กร ไม่ใช่รายการฟีเจอร์
Document Management System คือซอฟต์แวร์สำหรับจัดเก็บ จัดระเบียบ ค้นหา และควบคุมการเข้าถึงเอกสารดิจิทัลขององค์กรไว้ในที่เดียว แต่การเลือก DMS ที่ดีไม่ได้เริ่มจากการไล่ดูว่าใครมีฟีเจอร์มากกว่า ควรเริ่มจากการตอบคำถามขององค์กรเองก่อน
- ปริมาณและประเภทเอกสาร — มีเอกสารกี่แฟ้ม เป็นไฟล์อะไรบ้าง (PDF, Word, Excel, ภาพสแกน, แบบแปลน) และมีเอกสารกระดาษที่ต้องแปลงเข้าระบบมากแค่ไหน
- ใครต้องใช้ และใช้ทำอะไร — จำนวนผู้ใช้ แผนกที่เกี่ยวข้อง และงานหลักที่ต้องทำ เช่น ค้นหาเอกสารอ้างอิง แก้ไขร่วมกัน หรือส่งเอกสารให้ผู้บริหารพิจารณา
- ระดับความลับของข้อมูล — เอกสารบุคคล สัญญา หรือข้อมูลลูกค้า ต้องการการควบคุมสิทธิ์ที่ละเอียดกว่าเอกสารทั่วไป
- ที่ตั้งของระบบ — ใช้แบบ Cloud ที่เริ่มได้เร็วและไม่ต้องดูแลเซิร์ฟเวอร์เอง หรือแบบ On-Premise ที่ติดตั้งในเครือข่ายขององค์กร ซึ่งบางหน่วยงานต้องเลือกตามนโยบายข้อมูล
- การทำงานนอกสำนักงาน — ผู้ใช้ต้องเปิดเอกสารจากมือถือหรือจากนอกออฟฟิศบ่อยแค่ไหน
เมื่อมีคำตอบเหล่านี้ การเทียบแต่ละตัวเลือกจะง่ายขึ้นมาก เพราะรู้แล้วว่าฟีเจอร์ไหนจำเป็นจริงและฟีเจอร์ไหนเป็นแค่ส่วนเสริม
5 เกณฑ์เลือก Document Management System ให้เหมาะกับธุรกิจ
เกณฑ์ทั้ง 5 ข้อนี้ใช้เทียบ Document Management System ได้ทุกแบบ ทั้งแบบ Cloud และ On-Premise ให้จดคำตอบของผู้ให้บริการแต่ละรายไว้ในตารางเดียวกัน จะเห็นความต่างได้ชัดกว่าการฟังการนำเสนอทีละราย
1. คุณสมบัติหลักที่ตรงกับงานจริง
Document Management System ที่ดีควรใช้งานง่ายพอให้พนักงานทุกระดับใช้ได้โดยไม่ต้องอบรมนาน รองรับไฟล์หลายประเภท และค้นหาได้ทั้งจากชื่อไฟล์ เมตาดาต้า (เช่น เลขที่เอกสาร วันที่ หน่วยงาน) และข้อความภายในเอกสาร การค้นหาจากข้อความในไฟล์สแกนต้องอาศัย OCR ดังนั้นถ้าองค์กรมีเอกสารกระดาษจำนวนมาก ให้ถามผู้ให้บริการด้วยว่ารองรับไฟล์สแกนแบบค้นหาข้อความได้หรือไม่ นอกจากนี้ควรดูการกำหนดสิทธิ์การเข้าถึงเป็นรายบุคคลหรือรายแผนก การเก็บเวอร์ชันเอกสาร และการเชื่อมต่อกับซอฟต์แวร์อื่นที่องค์กรใช้อยู่ เช่น ERP หรือ CRM
2. ความสามารถด้าน Workflow
ถ้าเอกสารของคุณต้องผ่านการตรวจหรือการลงนามหลายขั้น ให้ดูว่าระบบกำหนดเส้นทางการอนุมัติเอกสารตามโครงสร้างองค์กรได้หรือไม่ แจ้งเตือนผู้เกี่ยวข้องเมื่อมีเอกสารรอดำเนินการหรือไม่ และติดตามได้ว่าเอกสารค้างอยู่ที่ใคร Workflow ที่ดีควรปรับตามขั้นตอนจริงได้ ไม่ใช่บังคับให้องค์กรเปลี่ยนวิธีทำงานตามซอฟต์แวร์
3. การรองรับกฎระเบียบและการตรวจสอบย้อนหลัง
องค์กรที่ต้องดูแลข้อมูลส่วนบุคคลตาม PDPA หรือมีข้อกำหนดเฉพาะของอุตสาหกรรม ควรเลือกระบบที่บันทึกประวัติการใช้งาน (Audit Trail) ได้ว่าใครเปิด แก้ไข หรือดาวน์โหลดเอกสารใดเมื่อไร ตั้งระยะเวลาการเก็บรักษาเอกสารตามนโยบายได้ และจำกัดการเข้าถึงเอกสารที่เป็นความลับได้ชัดเจน สิ่งเหล่านี้ช่วยให้ตอบคำถามตอนตรวจสอบได้โดยไม่ต้องไล่หาเอกสารจากหลายที่
4. การสนับสนุนและการฝึกอบรม
DMS จะคุ้มค่าก็ต่อเมื่อพนักงานใช้งานจริง ควรเลือกผู้ให้บริการที่มีฝ่ายสนับสนุนที่ติดต่อได้เมื่อเกิดปัญหา มีคู่มือหรือการอบรมสำหรับผู้ใช้แต่ละกลุ่ม และช่วยวางโครงสร้างโฟลเดอร์ ดัชนี และสิทธิ์การเข้าถึงในช่วงเริ่มต้น ก่อนตัดสินใจควรขอดูการสาธิตกับงานจริงขององค์กร ไม่ใช่ดูจากเอกสารแนะนำสินค้าเพียงอย่างเดียว
5. ความสามารถในการขยายระบบ (Scalability)
ปริมาณเอกสารและจำนวนผู้ใช้จะเพิ่มขึ้นตามการเติบโตของธุรกิจ ควรถามให้ชัดว่าเมื่อเพิ่มผู้ใช้ เพิ่มพื้นที่จัดเก็บ หรือเพิ่มแผนกใหม่ ต้องทำอะไรและมีค่าใช้จ่ายอย่างไร ระบบที่ขยายได้ง่ายช่วยให้ไม่ต้องย้ายข้อมูลทั้งหมดไประบบใหม่ในอีกไม่กี่ปี เมื่อเทียบความคุ้มค่า ให้รวมต้นทุนทั้งหมดตลอดการใช้งาน ไม่ใช่แค่ค่าซอฟต์แวร์ ได้แก่ ค่าใช้จ่ายตามรูปแบบ Cloud หรือ On-Premise ค่าขยายระบบ ค่าอบรม และค่าแปลงเอกสารเดิมเข้าสู่ระบบ
เตรียมเอกสารกระดาษเดิมก่อนย้ายเข้า DMS
Document Management System ที่ติดตั้งเสร็จแล้วแต่ยังไม่มีเอกสารเดิมอยู่ในระบบ ผู้ใช้ก็ยังต้องกลับไปเปิดตู้เอกสารอยู่ดี หลายองค์กรจึงวางแผนแปลงเอกสารกระดาษไปพร้อมกับการเลือกระบบ ขั้นตอนที่ควรวางไว้มีดังนี้
- คัดเลือกเอกสาร — เริ่มจากเอกสารที่ถูกเรียกใช้บ่อยหรือมีความสำคัญสูงก่อน ส่วนเอกสารที่ครบอายุการเก็บรักษาแล้ว ให้ตัดสินใจตามนโยบายขององค์กรก่อนสแกน
- กำหนดดัชนีให้ตรงกับ DMS — ตกลงกันก่อนว่าจะค้นหาเอกสารด้วยข้อมูลอะไร เช่น เลขที่เอกสาร ชื่อคู่สัญญา หรือปีงบประมาณ แล้วใช้ชุดเดียวกันทั้งตอนสแกนและตอนตั้งค่าระบบ
- สแกนและทำ OCR — สแกนด้วยความละเอียดที่เหมาะกับต้นฉบับ และทำไฟล์ให้ค้นหาข้อความได้ เพื่อให้การค้นหาใน DMS ใช้ได้กับเอกสารเก่าด้วย
- ตรวจคุณภาพก่อนนำเข้า — ตรวจว่าภาพครบทุกหน้า อ่านออก ชื่อไฟล์และดัชนีถูกต้อง ก่อนนำเข้าระบบจริง
ถ้าต้องการรายละเอียดเรื่องการแปลงเอกสารกระดาษเป็นไฟล์ อ่านต่อได้ที่บทความ ทำไมต้องสแกนเอกสารเป็นไฟล์ดิจิทัล + ประโยชน์
สรุป
การเลือก Document Management System ให้เหมาะกับธุรกิจเริ่มจากเข้าใจปัญหาเอกสารขององค์กรเอง แล้วใช้ 5 เกณฑ์ ได้แก่ คุณสมบัติหลัก Workflow การรองรับกฎระเบียบ การสนับสนุน และการขยายระบบ เป็นตัวเทียบ อย่าลืมรวมแผนแปลงเอกสารกระดาษเดิมไว้ในโครงการตั้งแต่ต้น เพื่อให้ระบบใหม่ค้นหาเอกสารได้ครบตั้งแต่วันแรก หากกำลังเปรียบเทียบตัวเลือก ดูตัวอย่างซอฟต์แวร์จัดเก็บเอกสาร BeeECM พร้อมประวัติการใช้งานและเวอร์ชันเอกสาร ประกอบการพิจารณาได้
คำถามที่พบบ่อย
เลือก DMS ให้พนักงานในองค์กรใช้งานง่าย ต้องดูอะไรบ้าง?
เลือกระบบที่พนักงานทุกระดับใช้ได้โดยไม่ต้องอบรมนาน ค้นหาได้ทั้งจากชื่อไฟล์ เมตาดาต้า และข้อความในเอกสาร กำหนดสิทธิ์การเข้าถึงเป็นรายบุคคลหรือรายแผนกได้ และขอดูการสาธิตกับงานจริงขององค์กรก่อนตัดสินใจ
ผู้ให้บริการ DMS แบบไหนช่วยให้การจัดการเอกสารเป็นระบบมากขึ้น?
ผู้ให้บริการที่ช่วยวางโครงสร้างโฟลเดอร์ ดัชนี และสิทธิ์การเข้าถึงให้ตรงกับการทำงานจริงขององค์กร มีการอบรมและฝ่ายสนับสนุนเมื่อเกิดปัญหา และมีแนวทางนำเอกสารเดิม รวมถึงเอกสารกระดาษ เข้าสู่ระบบให้ค้นหาได้ตั้งแต่วันแรก
เลือก DMS ให้คุ้มค่าต่อการลงทุน ต้องพิจารณาอะไร?
ให้เทียบต้นทุนทั้งหมดตลอดการใช้งาน ไม่ใช่แค่ค่าซอฟต์แวร์ ได้แก่ รูปแบบ Cloud หรือ On-Premise ค่าใช้จ่ายเมื่อผู้ใช้หรือปริมาณเอกสารเพิ่มขึ้น ค่าอบรม และค่าใช้จ่ายในการแปลงเอกสารเดิมเข้าสู่ระบบ
