เพิ่มความปลอดภัยให้ข้อมูลในองค์กรด้วย e-Document

• Admin : Bang-Up Product 

e-Document หรือที่หลายคนรู้จักกันในชื่อ เอกสารอิเล็กทรอนิกส์ ซึ่งก็คือเอกสารที่ปรับเปลี่ยนจากรูปแบบกระดาษมาเป็นเอกสารไฟล์ที่ถูกจัดเก็บอยู่บนระบบต่าง ๆ ซึ่งข้อดีของเอกสารอิเล็กทรอนิกส์นอกจากจะช่วยลดการใช้ทรัพยากรกระดาษที่สิ้นเปลือง ไม่เป็นมิตรกับสิ่งแวดล้อมแล้ว ยังช่วยเพิ่มความปลอดภัยให้ข้อมูลในองค์กรได้อีกด้วย

แต่อย่างไรก็ตามการจัดทำเอกสารอิเล็กทรอนิกส์จำเป็นต้องมีการจัดการที่ดี ไม่ว่าจะเป็น การค้นหาไฟล์เพื่อใช้งานได้ง่าย รวดเร็ว หรือว่าเอกสารนั้นถูกจัดเก็บไว้ที่ไหน ดังนั้นองค์กรควรมองหาระบบการจัดการเอกสารที่ดีเข้ามาช่วยจัดการเอกสารให้เป็นระบบ ระเบียบมากขึ้น ระบบ DMS หรือ Document Management System เป็นระบบจัดการเอกสารแบบครบวงจรในรูปแบบดิจิทัล ไม่ว่าจะช่วยจัดเก็บ จัดการ และติดตามการดำเนินงานเอกสารระบบ DMS ได้ทุกที่ ทุกเวลา ทำงานเป็น Workflow และช่วยให้การค้นหาเอกสารทำได้ง่าย และรวดเร็วมากยิ่งขึ้น

เอกสารของคุณจะปลอดภัยได้อย่างไรเมื่อใช้ e-Document?

1. กำหนดสิทธิ์การเข้าถึงข้อมูลได้หลายชั้น

เอกสารที่ใช้ภายในองค์กรมีหลากหลายรูปแบบ มีตั้งแต่สำคัญน้อย ไปถึงสำคัญมากที่สุด ไม่ว่าจะเป็นเอกสารทั่วไป เอกสารใบแจ้งหนี้ จดหมาย หรือแม้กระทั่งเอกสารลับทางการค้า ดังนั้นการจัดการการเข้าถึงเอกสารนั้นเป็นเรื่องที่สำคัญมาก ระบบจัดการเอกสารที่ดีจะต้องจำกัดสิทธิ์การเข้าถึงเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ได้หลายขั้น หลายตำแหน่ง เพื่อความปลอดภัยของข้อมูลในองค์กร ระบบจัดการเอกสารจะสามารถตั้งค่ากำหนดสิทธิ์การเข้าถึงข้อมูลในแต่ละส่วนให้แก่พนักงานที่เกี่ยวข้องแต่ละคนได้ และยิ่งไปกว่านั้นยังสามารถตรวจสอบการเข้าถึงเอกสารได้

2. ระบบการจัดการเอกสารได้รับการพัฒนาอยู่เสมอ

โดยปกติเอกสารอิเล็กทรอนิกส์จะถูกจัดเก็บไว้ภายในเครือข่ายขององค์กร แต่ก็มีบางองค์กรเลือกที่จะจัดเก็บผ่าน Server หรือระบบ Cloud ที่มีประสิทธิภาพสูง จากข้อมูลที่ถูกจัดเก็บจะมีการส่งข้อมูลผ่านเครือข่ายออนไลน์ ทำให้เมื่อมีการอัพเดตใหม่ ระบบ cloud จึงเป็นระบบแรก ๆ ที่จะถูกอัพเดตก่อนเสมอเพื่อรักษาประสิทธิภาพความปลอดภัยของข้อมูล ซึ่งระบบการจัดเก็บแบบนี้จะรวดเร็วกว่าการจัดเก็บข้อมูลในรูปแบบของระบบฮาร์ดแวร์แบบเดิม เมื่อรวมการใช้งานเอกสารอิเล็กทรอนิกส์จะช่วยให้การจัดเก็บข้อมูลมีความปลอดภัยมากขึ้น และป้องกันการรั่วไหลของข้อมูลได้เป็นอย่างดี

3. ลดความซ้ำซ้อนของข้อมูล

การเก็บและรวบรวมเอกสารประเภทต่าง ๆ ในระบบจัดการข้อมูลช่วยลดความซ้ำซ้อน ทำให้สามารถค้นหาข้อมูลได้อย่างรวดเร็ว และสะดวก อีกทั้งยังประหยัดพื้นที่ในการจัดเก็บเอกสารด้วย

สนใจบริการสแกนเอกสาร และบันทึกข้อมูล โทร.02-551-2097 กด 601

สัญญาณที่บอกว่าองค์กรควรหันมาใช้ระบบจัดการเอกสาร

1. เอกสารมีจำนวนเยอะ จะใช้ทีก็ต้องใช้เวลานานในการค้นหา

เหตุการณ์นี้อาจเกิดขึ้นได้บ่อยกับองค์กรก็ตามที่ยังไม่ได้มีการนำระบบจัดการเอกสารมาใช้ องค์กรที่ยังเก็บเอกสารในรูปแบบเดิมอยู่ เก็บเอกสารเป็นแฟ้มทับถมกันเป็นชั้น ๆ แยกตามกล่อง ตามปริมาณเอกสารที่เพิ่มมากขึ้นทุกวัน พอต้องการเรียกใช้เอกสารแต่ละที ก็ต้องเดือดร้อนต้องมานั่งค้นหาเอกสารที่วางทับถมกันอยู่ และหลังจากการหาเจอแล้ว และใช้งานเรียบร้อยแล้ว ขั้นตอนต่อไปก็คือต้องรวบรวมเอกสารเก็บเข้าแฟ้มแบบเดิมอีก เรียกว่าเสียเวลาในการจัดการเอกสารไปโดยใช่เหตุ ดังนั้นองค์กรควรมีระบบจัดการเอกสารได้แล้ว

2. งานสะดุดเมื่อพนักงานบางคนลาออก

ในองค์กรประกอบไปด้วยแผนกต่าง ๆ โดยในแต่แผนกก็จะมีเอกสารเป็นของแผนกตัวเอง ถ้าหากองค์กรมีการจัดการเอกสารที่ดี มีการรวบรวมเอกสารไว้เป็นศูนย์กลางเดียว พนักงานที่เกี่ยวข้องสามารถค้นหาไฟล์ได้ง่าย เมื่อมีความต้องการใช้เอกสารนั้น ๆ แต่ถ้าหากองค์กรไม่มีการจัดการเอกสารที่ดี พนักงานแต่ละคนก็จะมีวิธีการจัดเก็บของแต่ละคนอย่างในคอมพิวเตอร์ส่วนตัว หรือฮาร์ดดิสก์ส่วนตัว หากเกิดกรณีพนักงานลาออกก็เท่ากับว่าเอกสารเหล่านั้นก็มีความเสี่ยงที่อาจจะหายไปได้ การค้นหาเอกสารเก่าก็จะกลายเป็นเรื่องยาก เสียเวลาไปโดยเปล่าประโยชน์ การที่จะไปตามเอกสารกับพนักงานคนเก่าแล้ว องค์กรก็จะดูไม่เป็น Professional เอาซะเลย

3. เอกสารนั้นมีความสำคัญ และจำเป็นต้องจัดเก็บอย่างปลอดภัย

หลายองค์กรมีเอกสารที่สำคัญที่ต้องมีการจ่าหน้ากระดาษว่า ลับสุดยอด หรือ เร่งด่วน ตัวสีแดงเอาไว้เพื่อให้เห็นได้อย่างชัดเจน แสดงถึงความสำคัญ และรวดเร็วในการดำเนินการ แต่ถ้าหากเอกสารที่กล่าวมานั้นอยู่ในรูปแบบกระดาษ เหตุการณ์อย่างเอกสารสูญหาย เกิดการชำรุดก็เกิดขึ้นได้ง่าย หรือแม้กระทั่งการโจรกรรมข้อมูล จึงเป็นสิ่งที่เกิดขึ้นได้ง่าย รวมไปถึงการแก้ไขเอกสารเองโดยที่ไม่ได้รับอนุญาตหรือความเห็นชอบของผู้บริหาร เหตุการณืเหล่านี้เรียกได้ว่าจะนำความสูญเสียมาให้องค์กรอย่างหลีกเลี่ยงไม่ได้

สรุป

นี้เป็นเหตุผลที่องค์กรควรเริ่มปรับรูปแบบการทำงานในองค์กร และเริ่มปรับเปลี่ยนเอกสารในรูปแบบกระดาษมาเป็นเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ ด้วยการจัดหาระบบการจัดการเอกสารเข้ามาใช้ในองค์กร เพื่อความปลอดภัย ใช้งานง่าย และมีความรวดเร็วในการจัดเก็บ ลดเวลาในการค้นหา ลดความเสี่ยงที่จะเกิดเหตุการณ์เอกสารสูญหาย หรือการชำรุด พร้อมลดค่าใช้จ่ายด้านการใช้งาน และการจัดเก็บเอกสารแบบกระดาษได้เป็นอย่างดี

สิ่งที่กล่าวมานั้นเป็นสิ่งยืนยันที่ดีที่สุดว่าทำไมเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ หรือ e-Document ถึงตอบโจทย์การจัดเก็บในองค์กรให้มีความปลอดภัยสูง ใช้งานง่าย สะดวกรวดเร็วในการจัดเก็บ และจัดการ เรียกได้ว่าเอกสารอิเล็กทรอนิกส์นั้นได้รับการยอมรับจากองค์กรทั้งขนาดเล็ก และขนาดใหญ่

หากคุณกำลังมองหาระบบจัดการเอกสาร เราให้คำปรึกษากับองค์กรชั้นนำมากมาย และมีองค์กรมากมายนำระบบของเราไปใช้ เรามุ่งมั่นช่วยเหลือ เปลี่ยนการทำงานขององค์กรสู่ดิจิทัล ยินดีให้คำปรึกษา ติดต่อโทร. 02-551-2097 ต่อ 601