สแกนเอกสารด้วย AI ช่วยงาน ISO อย่างไรบ้าง?
สแกนเอกสารด้วย AI ช่วยงาน ISO อย่างไรบ้าง?
การทำงานตามมาตรฐาน ISO (International Organization for Standardization) เป็นสิ่งที่หลายองค์กรให้ความสำคัญอย่างยิ่ง ไม่ว่าจะเป็น ISO 9001 (ระบบบริหารคุณภาพ), ISO 14001 (การจัดการสิ่งแวดล้อม) หรือ ISO อื่น ๆ ที่เกี่ยวข้อง ล้วนต้องใช้เอกสารจำนวนมาก ทั้งด้านการบันทึก ตรวจสอบ และจัดเก็บเพื่อความโปร่งใสและตรวจสอบได้
สแกนเอกสารด้วย AI คืออะไร?
การสแกนเอกสารด้วย AI คือการนำเทคโนโลยีปัญญาประดิษฐ์ (AI) มาช่วยวิเคราะห์และประมวลผลเอกสารที่ผ่านการสแกนให้กลายเป็นข้อมูลดิจิทัล โดยอาศัยระบบ OCR (Optical Character Recognition) ร่วมกับ Machine Learning หรือ Deep Learning เพื่อ:
สนใจบริการสแกนเอกสาร และบันทึกข้อมูล โทร.02-551-2097 กด 463
ความสำคัญของเอกสารในระบบ ISO
ในระบบ ISO เอกสารมีความสำคัญอย่างมาก เนื่องจากเป็นเครื่องมือในการ
หากการจัดเก็บหรือเข้าถึงเอกสารไม่เป็นระบบ อาจส่งผลให้เกิดความล่าช้าในการตรวจสอบ หรือแม้กระทั่งไม่ผ่านการประเมิน ISO
AI ช่วยลดภาระงานด้านเอกสารในระบบ ISO ได้อย่างไร
3.1 สแกนและแปลงเอกสารกระดาษเป็นดิจิทัล
AI สามารถสแกนเอกสารกระดาษจำนวนมากให้กลายเป็นไฟล์ดิจิทัลที่สามารถค้นหาได้ (searchable documents) ช่วยลดภาระในการเก็บเอกสารกระดาษ และเพิ่มประสิทธิภาพในการค้นหาข้อมูล
3.2 ดึงข้อมูลสำคัญอัตโนมัติ
ด้วย AI และ OCR ระบบสามารถอ่านและดึงข้อมูลจากฟอร์มเอกสาร เช่น วันหมดอายุใบอนุญาต หมายเลขเวอร์ชันเอกสาร หรือชื่อผู้รับผิดชอบ โดยไม่ต้องกรอกมือ
3.3 จัดหมวดหมู่และตั้งชื่อไฟล์อัตโนมัติ
AI สามารถเรียนรู้ลักษณะของเอกสาร และจัดเก็บไว้ในหมวดหมู่ที่เหมาะสมโดยอัตโนมัติ เช่น ใบตรวจสอบคุณภาพ ใบเสนอราคา หรือรายงานการประชุม
3.4 ตรวจสอบความถูกต้องและความสมบูรณ์
AI สามารถเปรียบเทียบข้อมูลจากหลายแหล่ง เช่น เทียบเวอร์ชันเอกสาร หรือเตือนเมื่อข้อมูลไม่ตรงกัน ช่วยลดโอกาสผิดพลาดจากการกรอกข้อมูล
3.5 รองรับการตรวจประเมิน ISO ได้อย่างมีประสิทธิภาพ
เมื่อมีการสแกนและจัดเก็บเอกสารอย่างมีระบบ การค้นหาและนำเสนอเอกสารในระหว่างการ Audit จะง่ายและรวดเร็ว ลดความกังวลและแรงกดดันจากทีมงาน
สนใจบริการสแกนเอกสาร และบันทึกข้อมูล โทร.02-551-2097 กด 463
ตัวอย่างการใช้งานจริงของ AI กับงาน ISO
ใช้ AI ในการสแกนและจัดเก็บรายงานการตรวจสอบคุณภาพประจำวัน เพื่อให้สามารถเรียกดูได้ทันทีเมื่อต้องการ Audit
ใช้ AI เพื่อสแกนและตรวจสอบสัญญาลูกค้าตามข้อกำหนด ISO 27001 ด้านการรักษาความปลอดภัยข้อมูล
ใช้ AI ในการเก็บบันทึกผลทดสอบในรูปแบบ PDF และเชื่อมโยงกับระบบ LIMS (Laboratory Information Management System)
ข้อควรระวังและการเตรียมพร้อมก่อนใช้ AI กับเอกสาร ISO
แม้เทคโนโลยีจะช่วยให้การทำงานง่ายขึ้น แต่ก่อนนำ AI มาใช้กับเอกสาร ISO ควรพิจารณาดังนี้:
สรุป
การสแกนเอกสารด้วย AI ไม่ใช่แค่การเปลี่ยนกระดาษเป็นไฟล์เท่านั้น แต่คือการปฏิวัติวิธีการจัดการเอกสาร ISO อย่างมีประสิทธิภาพ ครอบคลุมตั้งแต่การดึงข้อมูลอัตโนมัติ การจัดหมวดหมู่ การตรวจสอบ ไปจนถึงการใช้งานใน Audit ได้อย่างราบรื่น
องค์กรที่เริ่มนำ AI มาใช้ตั้งแต่วันนี้ จะสามารถลดภาระงาน ซ่อมแซมจุดอ่อนของระบบเอกสารเดิม และก้าวเข้าสู่ยุค Digital Transformation ได้อย่างมั่นใจ พร้อมผ่านมาตรฐาน ISO อย่างไม่มีสะดุด