ซอฟต์แวร์จัดเก็บเอกสาร BeeECM จัดเก็บ ค้นหา และกำหนดสิทธิ์
ซอฟต์แวร์จัดเก็บ
เหตุผลที่องค์กร
BeeECM เก็บไฟล์ไว้ในคลังเดียว กำหนดได้ว่าใครเห็นอะไร และดูประวัติการใช้งานของแต่ละไฟล์ได้
กำหนดสิทธิ์
รายบุคคล หรือกลุ่ม กำหนดสิทธิ์ให้แต่ละคนหรือแต่ละกลุ่ม ส่งต่อสิทธิ์ไปยังโฟลเดอร์และไฟล์ที่อยู่ภายใต้โฟลเดอร์ได้ และแชร์ไฟล์โดยเลือกบทบาทผู้อ่าน ผู้แสดงความเห็น หรือผู้แก้ไข
ลิงก์ภายนอก
ที่ควบคุมได้ ส่งไฟล์ให้คนนอกองค์กรด้วยลิงก์ เลือกได้ว่าให้ดาวน์โหลดหรือพิมพ์ได้หรือไม่ ใส่ลายน้ำ กำหนดวันหมดอายุของลิงก์ และส่งลิงก์ทางอีเมล
คลังเอกสารลับ
จัดเก็บเอกสารลับแยกจากคลังทั่วไป เปิดดูได้เฉพาะผู้ได้รับสิทธิ์ ต้องระบุเหตุผลก่อนเปิด และทุกการเปิดดูถูกบันทึกไว้
เวอร์ชันของไฟล์
อัปโหลดเวอร์ชันใหม่ เปิดดูหรือกู้คืนเวอร์ชันเก่าเป็นเวอร์ชันหลัก ล็อคเอกสารขณะแก้ไข และผู้ดูแลกำหนดจำนวนเวอร์ชันสูงสุดต่อไฟล์
ปกปิดข้อความ
ถมดำข้อความที่ไม่ต้องการให้เห็นบนเอกสาร ด้วยการลากเมาส์บนหน้าเอกสาร
อายุการเก็บ
เอกสาร ไฟล์แสดงวันหมดอายุการเก็บ และแสดงว่าเอกสารประเภทใดห้ามทำลาย
ร่องรอย
การใช้งาน แต่ละไฟล์มีประวัติการใช้งาน และผู้ดูแลดูร่องรอยการใช้งานของทั้งระบบได้
จัดเก็บ
โฟลเดอร์
และการอัปโหลด อัปโหลดด้วยการลากวาง ระบบเตือนเมื่อชื่อไฟล์ซ้ำ จัดการหลายไฟล์พร้อมกันด้วยคลิกขวา มีเมนูล่าสุดและรายการโปรด และกู้คืนไฟล์ที่ลบไปแล้วจากถังขยะได้
ข้อมูลอ้างอิง
ของเอกสาร เพิ่มหรือแก้ไขข้อมูลอ้างอิง (เมตาดาต้า) ของแต่ละไฟล์ และอัปโหลดหลายไฟล์พร้อมข้อมูลอ้างอิงตาม Template โดยกรอกบนหน้าจอ หรือกรอกในไฟล์ Excel แล้วอัปโหลดพร้อมไฟล์เอกสาร
ค้นหาเอกสาร
ค้นหาจากชื่อเรื่อง เลขที่หนังสือ หรือคำสำคัญ ใช้ค้นหาขั้นสูงร่วมกับข้อมูลอ้างอิง และกำหนดเงื่อนไขว่าต้องมีทุกคำหรือคำใดคำหนึ่ง
จากเอกสารกระดาษ
สแกนหรือถ่ายภาพเอกสาร
ตรวจสอบก่อนนำเข้า
จัดเก็บและค้นหาตามสิทธิ์
สแกน
จากเครื่องสแกน เชื่อมเครื่องสแกนกับระบบผ่านโปรแกรม Scanner Agent ปรับความคมชัด ลดสัญญาณรบกวน และลากเปลี่ยนลำดับหน้าได้ก่อนนำเข้า
ถ่ายภาพเอกสาร
ถ่ายภาพเอกสารได้หลายหน้า แล้วระบบรวมเป็นไฟล์ PDF ไฟล์เดียว
รายการรอนำเข้า
นำเข้าหรือลบหลายรายการพร้อมกัน และดูประวัติการนำเข้าย้อนหลัง
องค์กรที่มีเอกสารกระดาษจำนวนมาก ใช้บริการสแกนของเราก่อน แล้วนำไฟล์เข้า BeeECM เพื่อจัดเก็บและค้นหาต่อได้ในที่เดียว
งานและสายอนุมัติ
งานรอคุณ
ดำเนินการ เห็นงานที่รอคุณอนุมัติ งานทั้งหมด และสถานะของงานในหน้าภาพรวม พร้อมรายงานงาน
แม่แบบ
สายอนุมัติ ผู้ดูแลกำหนดสายอนุมัติได้ว่าในแต่ละขั้นต้องอนุมัติทุกคน คนใดคนหนึ่ง หรือเรียงตามลำดับ ข้ามขั้นตามเงื่อนไข และกำหนดผู้แทนเมื่อผู้อนุมัติไม่อยู่ ผู้ใช้เปิดดูขั้นตอนของสายอนุมัติได้
คำขอ DAR CAR และ PAR ใน BeeECM
DAR ขอเปลี่ยนแปลง
เอกสาร คำขอ DAR รายการรอเผยแพร่ ทะเบียนเอกสาร เอกสารถึงกำหนดทบทวน และสำเนาควบคุม
CAR ขอแก้ไข
ข้อบกพร่อง ใบคำขอ CAR การติดตามผลการแก้ไข และทะเบียนข้อบกพร่อง
PAR ขอป้องกัน
ข้อบกพร่อง ใบคำขอ PAR และการติดตามผลการป้องกัน พร้อมหน้าภาพรวม ใบคำขอที่รอคุณอนุมัติ และรายงานของคำขอ
การดูแลระบบ
ผู้ดูแลตั้งค่าผู้ใช้และข้อมูลหลักได้
- ผู้ใช้ ผังหน่วยงาน และกลุ่มในหน่วยงาน
- บทบาทและสิทธิ์ของผู้ใช้
- ข้อมูลอ้างอิงเอกสารและลายน้ำ
- ประกาศระบบ การแจ้งเตือน และแชท
- รายงานการใช้งาน และบันทึกข้อผิดพลาด
- API Token สำหรับเรียกใช้ Public API
คำถามที่พบบ่อย
ซอฟต์แวร์จัดเก็บเอกสาร BeeECM ทำอะไรได้บ้าง?
BeeECM จัดเก็บไฟล์ขององค์กรเป็นโฟลเดอร์ กำหนดสิทธิ์และแชร์ลิงก์ เก็บเวอร์ชันและร่องรอยการใช้งาน ค้นหาด้วยคำสำคัญและข้อมูลอ้างอิง นำเอกสารกระดาษเข้าระบบด้วยการสแกนหรือถ่ายภาพ และอนุมัติงานตามสายอนุมัติ
BeeECM ใช้งานออนไลน์ผ่านอะไร?
ใช้งานผ่านเว็บเบราว์เซอร์ เข้าถึงเอกสารได้ตามสิทธิ์ที่ผู้ดูแลกำหนด และส่งไฟล์ให้คนนอกองค์กรด้วยลิงก์ที่กำหนดวันหมดอายุได้
ค้นหาเอกสารใน BeeECM ได้อย่างไร?
พิมพ์ชื่อเรื่องหรือคำสำคัญในช่องค้นหา หรือใช้ค้นหาขั้นสูงร่วมกับข้อมูลอ้างอิงของเอกสาร และกำหนดได้ว่าต้องมีทุกคำหรือคำใดคำหนึ่ง
นำเอกสารกระดาษเข้า BeeECM ได้อย่างไร?
สแกนจากเครื่องสแกนที่เชื่อมผ่านโปรแกรม Scanner Agent หรือถ่ายภาพหลายหน้าให้ระบบรวมเป็นไฟล์ PDF ไฟล์เดียว แล้วตรวจเอกสารก่อนยืนยันการนำเข้า ถ้ามีเอกสารจำนวนมาก ใช้บริการสแกนของเราก่อนแล้วนำไฟล์เข้าระบบได้
BeeECM ควบคุมความปลอดภัยของเอกสารอย่างไร?
กำหนดบทบาทและสิทธิ์ของผู้ใช้ กำหนดสิทธิ์รายบุคคลหรือกลุ่ม แยกเอกสารลับไว้ในคลังเอกสารลับที่ต้องระบุเหตุผลก่อนเปิด ปกปิดข้อความบนเอกสาร ใส่ลายน้ำบนลิงก์ที่แชร์ และเก็บร่องรอยการใช้งาน
ขอข้อมูล BeeECM
มือถือ062-695-1553
อีเมลcontact
ที่อยู่505/6 ซอยพหลโยธิน 48 แขวงอนุสาวรีย์ เขตบางเขน กรุงเทพฯ 10220
วันทำการจันทร์–ศุกร์ 09.00–18.00 น.
